Voorwaarden voor vergaderingen & evenementen

1. Het aanbod van het " Van der Valk Hotel Selys " moet schriftelijk worden bevestigd. Een reservering kan niet als definitief worden beschouwd zonder dat deze vooraf schriftelijk is bevestigd door het " Van der Valk Hotel Selys ".

2. De overeenkomsten opgesteld door het " Van der Valk Hotel Selys " zijn uitsluitend gebaseerd op zijn eigen standaard en specifieke algemene voorwaarden. Andere voorwaarden zijn alleen van toepassing indien expliciet geaccepteerd en schriftelijk bevestigd door het " Van der Valk Hotel Selys "

1. BOEKINGSVOORWAARDEN

2. " Van der Valk Hotel Selys " behoudt zich het recht voor de vergaderruimte te allen tijde opnieuw toe te wijzen, op voorwaarde dat " Van der Valk Hotel Selys " de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze hertoewijzing op geen enkele wijze afbreuk doet aan de oorspronkelijke eisen van de klant.

3. Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten vermeld op het reserveringsformulier.

4. Als de klant de zaal gebruikt buiten de op het contract vermelde periode, is deze verplicht een bijkomend bedrag te betalen, vastgesteld in verhouding tot de basisprijs en de extra bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal te gebruiken buiten de in het contract vermelde periode is onder voorbehoud van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.

5. Elke wijziging ten opzichte van het beoogde gebruik zal automatisch een aanpassing van de prijzen veroorzaken. Elke wijziging van de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt in rekening gebracht tegen 250 EUR per arbeidsuur en per persoon en kan niet gegarandeerd worden.

6. Het seminary pakket is een prijs per persoon per dag incl. BTW. Elk gebruik van de hoofdvergaderruimte buiten de gecontracteerde uren moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hotel Selys" en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf anders overeengekomen.

7. De grootte van de hoofdvergaderruimte of de grootste gereserveerde vergaderruimte hangt direct af van het aantal gecontracteerde seminary pakketten.

8. De foyers van de vergaderruimtes maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daardoor worden gedeeld met andere gasten.

9. Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 betalende personen, met uitzondering van sandwichbuffetten (minimum van 10 personen).

10. De klant is verplicht om uiterlijk 7 dagen voor aanvang van het evenement schriftelijk het menu en/of buffetkeuze te bevestigen. Indien dit niet het geval is, zal het menu en/of buffet naar keuze van de Chef worden samengesteld.

11. De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke uitrusting van de betreffende ruimte. Elke aanvullende dienst, de levering van apparatuur die niet is inbegrepen in de standaarduitrusting van de ruimte, of elk aanvullend elektrisch systeem op de standaarduitrusting zal het onderwerp zijn van een aparte prijsofferte en zal als supplement in rekening worden gebracht. Elke uitrusting geleverd door de klant of een van zijn leveranciers moet vooraf worden goedgekeurd door de technische diensten van het "Van der Valk Hotel Selys" op basis van de door de klant ingediende kenmerken ten minste een maand vóór het evenement.

12. De IT-behoeften (Wi-Fi-toegang, VPN) moeten uiterlijk 1 maand vóór het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Elke specifieke installatiespecificatie die niet is inbegrepen in de standaard vergaderruimte zal onderworpen zijn aan een aparte prijsofferte en zal extra in rekening worden gebracht.

13. De volledige details van de decoratieprojecten, displays of technische installaties moeten ter goedkeuring vooraf aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor het materiaal dat door de klant in het hotel wordt ingebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe om alle installaties op eigen kosten te verwijderen zodat de plaats in de oorspronkelijke staat wordt achtergelaten, binnen een termijn die in overleg met het hotel is vastgesteld.

14. Het is verboden om posters op de muur, vloer of plafond te bevestigen met lijm, nietjes of op enige andere manier. De kosten voor het herstellen van schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze regels zullen voor rekening van de klant zijn.

15. Het gebruik van koude rook, vuurwerk, confetti, glitter, kunstsneeuw, niet-biologisch afbreekbare bloemblaadjes, kleurpoeder, slingers, of enig ander element dat uitzonderlijke reiniging vereist, is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel. In geval van niet-naleving behoudt het hotel zich het recht voor om de extra schoonmaakkosten in rekening te brengen, met een forfaitair minimum van 250 € exclusief BTW, onverminderd eventuele bijkomende kosten indien de schoonmaak of het herstel deze som overschrijdt.

16. De totale kosten voor het repareren of vervangen van het eigendom van het hotel worden in rekening gebracht bij de klant, of de schade nu direct is veroorzaakt door de klant of door een van zijn onderaannemers of andere deelnemers.

17. "Van der Valk Hotel Selys" kan de pakketten van de klant ontvangen vanaf 3 werkdagen voor de datum van het evenement. Om de goede ontvangst van het pakket te garanderen, moet de klant de volgende informatie op het pakket vermelden, de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de zaal van het evenement en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet of vóór de gevraagde datum wordt verzonden, kan worden geweigerd. In geval van levering van waardevolle materialen moet de leverdatum worden afgestemd vóór verzending. De klant is verantwoordelijk voor het ophalen en verzenden van de materialen na het evenement, binnen een periode die in overleg met het hotel is vastgesteld. Het hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor materialen die na het evenement in het hotel worden achtergelaten.

18. De klant is op geen enkele manier bevoegd om eten of drinken mee te nemen om te consumeren tijdens het evenement, tenzij er vooraf schriftelijk akkoord is bereikt met het hotel. In dat geval worden servicekosten, een kurkgeld of versleutellikrechten door het hotel in rekening gebracht.

19. De klant is verplicht in orde te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook binnen het "Van der Valk Hotel Selys" Alle kosten in verband met de SABAM-regelgeving zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle brieven met betrekking tot wettelijke procedures doorspelen aan de klant in geval van niet-naleving van de SABAM-regels. Het contacttelefoonnummer van de SABAM is 32 2 286 82 11.

20. Op elk moment mag het geluidsniveau ter plaatse de hotelgasten of de directe omgeving niet storen, "Van der Valk Hotel Selys" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van excessen. De eindtijd van elk evenement is vastgesteld op maximaal 2:00.

21. Om ervoor te zorgen dat passende regelingen worden getroffen voor elk "gevoelig" of "waardevol" evenement, behoudt "Van der Valk Hotel Selys" zich het recht voor om de ondertekenaar te verplichten een professionele beveiligingsdienst in te schakelen voor de gehele duur van het evenement.

22. De klant zal worden geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten, noch in de hotellobby, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderruimtes. Het hotel kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor diefstal of verdwijning van persoonlijke bezittingen die op deze plaatsen en in het algemeen in openbare ruimten voorkomen.

23. Het wordt aangeraden waardevolle voorwerpen op te bergen in de kluis in de kamer of bij de receptie. Indien de klant deze verplichting niet nakomt, wijst "Van der Valk Hotel Selys" elke verantwoordelijkheid af voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen.

24. De klant zal "Van der Valk Hotel Selys" schadeloosstellen voor alle schade, claims, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, op basis van de overeenkomst, of als gevolg van een onrechtmatige daad of het niet-nakomen door de klant of de deelnemers van enige bepaling van deze overeenkomst, of als gevolg van enige nalatigheid of enige opzettelijke of onvrijwillige handeling door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, agenten of onderaannemers. De klant is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat zijn onderaannemers voldoen aan de relevante wetgeving op het gebied van sociale wetten.

25. " Van der Valk Hotel Selys " kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet nakomen van zijn verplichtingen in geval van overmacht buiten zijn macht zoals (niet-exhaustieve lijst): overmacht, oorlog, overheidsbesluit, terrorisme, rampen, stakingen, burgerlijke onrust, transport- of transportuitrustingfouten of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten zijn controle.

26. Niets in deze overeenkomst geeft enige van de partijen het recht om de namen, logo's, handelsmerken, auteursrechten of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten van de andere partij of haar filialen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Dienovereenkomstig accepteert de klant het gebruik van het logo, ontwerp en de exacte bewoording van de intellectuele eigendom van de "Van der Valk Hotel Selys" volgens de richtlijn van de "Van der Valk Hotel Selys"

27. " Van der Valk Hotel Selys " behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving of compensatie elk contract te annuleren dat in strijd is met morele of gedragswaarden, openbare orde en/of het juiste gebruik van de ter beschikking gestelde ruimtes van de klant.

28. Om een goede voortgang van het evenement te garanderen, zal de klant " Van der Valk Hotel Selys " schriftelijk informeren over het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont, en dit uiterlijk 2 weken voor het begint.

29. Inschrijving bij aankomst in het hotel (check-in) is alleen mogelijk vanaf 15:00 uur op de volgens het contract voorziene aankomstdag. In geval van aankomst voor dit tijdstip zal het hotel alles in het werk stellen om de kamer ter beschikking te stellen, maar is hiertoe niet verplicht. Een deelnemer die voor dit tijdstip aankomt en zekerheid wil over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid een pre-registratie te doen de voorgaande nacht, onder voorbehoud van betaling van een extra nacht. Het afrekenen bij vertrek (check-out) gebeurt officieel om 12:00 uur. Extra kosten kunnen worden gevraagd in geval van late formaliteiten: een tarief van 50% van de kamerprijs zal worden toegepast voor vertragingen die niet later zijn dan 18:00 uur op de voorziene dag.

30. Vroegtijdig vertrek: Als de deelnemer besluit het hotel voor de in het contract voorziene vertrekdatum te verlaten, behoudt het hotel zich het recht voor om betaling te eisen van de resterende nachten tot de voorziene vertrekdag tegen de overeengekomen prijs.

31. " Van der Valk Hotel Selys " garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant gedurende de duur van het evenement.

32. De volgende voorschottenbetalingsvoorwaarden zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten te garanderen (accommodatie, seminary pakketten, vergaderruimten, catering, audiovisuele apparatuur en diverse). Een voorschot van 75% van het totaal gecontracteerde bedrag moet in zijn geheel betaald worden na de ondertekening van het contract (op de in het contract vermelde datum) en een volledige vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd en moet worden betaald uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum, op de rekening van het hotel:

33. Belfius Bank nv // IBAN BE39 0689 3437 1119: - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

34. " Van der Valk Hotel Selys " behoudt zich het recht voor het contract met onmiddellijke ingang te annuleren bij verzending van de schriftelijke kennisgeving (mail of post) in het geval de voorschotten niet op de voorziene data worden betaald. In dit geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderruimten opnieuw worden verkocht. In het geval van een toename van het gecontracteerde bedrag, kan "Van der Valk Hotel Selys " extra betalingsvoorschotten eisen in overeenstemming met het hierboven beschreven betalingsschema.

35. " Van der Valk Hotel Selys " behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderruimtes opnieuw te verkopen in het geval dat het contract niet in zijn geheel getekend en geparafeerd op elke pagina is geretourneerd op de in het contract vermelde datum.

 ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van accommodatie en/of diensten gerelateerd aan het evenement of seminar, behoudt het hotel zich het recht voor om de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder bijzondere kennisgeving:

1. a) Tot 90 dagen vóór de voorziene aankomstdatum kan het geheel of een deel van de reservering kosteloos worden geannuleerd.

2. b) Tot 30 dagen vóór de voorziene aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 50% (vijftig) van het annuleringbedrag.

3. c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voorafgaand aan de voorziene aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het annuleringbedrag.

4. d) Binnen 3 werkdagen voorafgaand aan de voorziene aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het annuleringbedrag.

Daarnaast zullen de bovenvermelde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing zijn op de uitgaven van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en toeslagen, en niet opdagen. De "no-shows" en de onverwachte vertrek zullen worden gefactureerd op basis van het contractueel voorziene kamerblok per dag. Een toename van het kamerblok bevestigd na de ondertekening van het contract is onderworpen aan de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden.

 Het contract dat accommodatie en evenement omvat is onscheidbaar. De kamerlijst moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Deze lijst moet het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden gevraagd en hun beschikbaarheid is onder voorbehoud van voorafgaande goedkeuring van het hotel. Als het hotel de volledige kamerlijst niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor om de niet-gereserveerde kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringskennisgevingen moeten door de klant schriftelijk worden ontvangen en worden van kracht

vanaf de ontvangstdatum door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamer- en evenementbehoeften moeten worden geannuleerd.

Eindbetaling

De eindbetaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, zouden we u dankbaar zijn als u het contract volledig invult en een ondertekende kopie voor akkoord aan ons retourneert.

De klant heeft kennis genomen van en accepteert de bijgevoegde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van het contract en geeft zijn akkoord.

Bankgegevens Hotel

Belfius Bank nv

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brussel België

BIC Code (Swift) : GKCCBEBB

IBAN Code : BE39068934371119

ALGEMENE VOORWAARDEN

1. Al onze facturen zijn betaalbaar in euro aan het adres van het hotel contant en zonder korting en dienen bij ontvangst direct te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen door beide partijen.

2. Betreffende hun toelaatbaarheid moeten alle klachten over facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een algehele annulering van de sectie "kamers" zal een volledige annulering van de sectie "evenement" tot gevolg hebben, tenzij anders vermeld.

3. Indien de factuur niet op de vervaldag is betaald, is automatisch en zonder kennisgeving een rente van 1% verschuldigd. Bij gebreke aan betaling van een factuur op de vervaldag is het volledige resterende bedrag automatisch en zonder kennisgeving verschuldigd.

4. In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hotel Selys" het verschuldigde bedrag verhogen met 15% met een minimum van 400 EUR als forfaitaire strafclausule. In zo'n geval behoudt het hotel zich het recht voor om onmiddellijk elke toekomstige reservering kosteloos en zonder vergoeding te annuleren en om het contract met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving van annulering - verzonden per aangetekende brief. Zonder dat er een formele kennisgeving nodig is voorafgaand aan deze kennisgeving.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om de reserveringen per brief aan de organisator te annuleren, indien de hierboven beschreven voorwaarden van deze overeenkomst door de organisator niet worden nageleefd.

6. Deze overeenkomst is alleen geldig als deze is ondertekend door de klant en geaccepteerd door het hotel.

7. Dit contract wordt beheerst en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wet. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel van Luik de exclusieve bevoegdheid heeft om elk geschil voortvloeiend uit of in verband met deze

overeenkomst te regelen.

8. Alle prijzen vermeld in dit contract zijn inclusief BTW. De BTW en andere belastingen kunnen aan verandering onderhevig zijn als gevolg van wijzigingen in de lokale wetgeving.

9. De factuur wordt opgesteld volgens het factuuradres, BTW-nummer en referentie die zijn verstrekt bij ondertekening van het contract. Indien later een verzoek wordt gedaan bij het hotel om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hotel Selys" zich het recht voor om per factuur 50.00 EUR extra in rekening te brengen voor administratieve kosten.

De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de hierboven genoemde voorwaarden die integraal onderdeel zijn van deze overeenkomst en hij stemt ermee in zich eraan te houden.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent de bevoegdheid heeft om hem te binden.