Voorwaarden bijeenkomsten & evenementen

1. Het aanbod van het "Van der Valk Hotel Selys" moet schriftelijk worden bevestigd. Een bestelling kan niet als definitief worden beschouwd zonder vooraf schriftelijke bevestiging van het "Van der Valk Hotel Selys".

2. De contracten opgesteld door het "Van der Valk Hotel Selys" zijn uitsluitend gebaseerd op zijn eigen standaard en specifieke algemene voorwaarden. Andere voorwaarden zijn alleen van toepassing indien expliciet geaccepteerd en schriftelijk bevestigd door het "Van der Valk Hotel Selys".

1. VOORWAARDEN VOOR RESERVERING

2. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte op elk moment opnieuw toe te wijzen, op voorwaarde dat "Van der Valk Hôtel Selys" de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze toewijzing op geen enkele manier van invloed is op de oorspronkelijke eisen van de klant.

3. Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.

4. Als de klant de zaal buiten de in het contract vermelde periode bezet, is hij verplicht een aanvullend bedrag te betalen, dat proportioneel is vastgesteld ten opzichte van de basisprijs en de aanvullende bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal te gebruiken buiten de in het contract vermelde periode is afhankelijk van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.

5. Elke wijziging met betrekking tot het beoogde gebruik zal automatisch een prijsaanpassing veroorzaken. Elke wijziging van de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt in rekening gebracht tegen 250 EUR per uur per persoon en kan niet worden gegarandeerd.

6. Het seminararrangement is een prijs per persoon per dag inclusief B.T.W. Elk gebruik van de hoofdbijeenkomstruimte buiten de gecontracteerde uren moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hôtel Selys" en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf overeengekomen.

7. De grootte van de hoofdbijeenkomstzaal of de grootste van de gereserveerde vergaderruimtes hangt direct af van het aantal afgenomen seminariepakketten.

8. De foyers van de vergaderruimtes maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.

9. Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 gefactureerde personen, met uitzondering van de sandwichbuffetten (minimum van 10 personen).

10. De klant is verplicht om ten minste 7 dagen voor aanvang van het evenement schriftelijk de keuze van het menu en/of buffet te bevestigen. Anders is het menu en/of buffet naar keuze van de Chef.

11. De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke apparatuur van de betreffende ruimte. Elke aanvullende dienst, de levering van apparatuur die niet is inbegrepen in de standaarduitrusting van de zaal, of elk elektrisch systeem aanvullend op de standaarduitrusting, zal het onderwerp zijn van een afzonderlijke prijsopgave en als toeslag worden gefactureerd. Alle apparatuur geleverd door de klant of een van zijn leveranciers moet vooraf worden goedgekeurd door de technische diensten van "Van der Valk Hôtel Selys" op basis van de door de klant ingediende specificaties, minstens één maand voor het evenement.

12. De behoeften op het gebied van informatietechnologie (toegang tot WI FI, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Specifieke installatieapparatuur die niet in de standaard vergaderruimte is inbegrepen, wordt in een aparte prijsopgave opgenomen en aanvullend in rekening gebracht.

13. De volledige details van decoratie-, tentoonstellings- of technische installatieprojecten moeten ter goedkeuring aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af voor materiaal dat door de klant in het hotel wordt gebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe al zijn installaties op eigen kosten te verwijderen, zodat de locatie in oorspronkelijke staat wordt achtergelaten, binnen een termijn die in overleg met het hotel is vastgesteld.

14. Het is verboden om affiches aan te brengen op de muur, de vloer of het plafond met lijm, nietjes of op welke andere manier dan ook. De kosten voor het herstellen van schade als gevolg van het niet naleven van deze regels zijn voor rekening van de klant.

15. De totale kosten van reparatie of vervanging van de eigendommen van het hotel zullen aan de klant worden gefactureerd, ongeacht of de schade direct door de klant, een van zijn onderaannemers of een andere deelnemer is veroorzaakt.

16. "Van der Valk Hôtel Selys" kan klantpakketten ontvangen vanaf 3 werkdagen voor de datum van het evenement. Om de goede ontvangst van het pakket te waarborgen, is de klant verplicht de volgende informatie op het pakket te vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de evenementzaal en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet of dat vóór de gevraagde datum wordt verzonden, kan worden geweigerd. In het geval van levering van waardevolle materialen moet de leverdatum voor verzending worden overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor het ophalen en verzenden van het materiaal na het evenement, binnen een termijn die in overleg met het hotel is vastgesteld. Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af voor materiaal dat na het evenement in het hotel wordt achtergelaten.

17. De klant is op geen enkele manier toegestaan ​​om eten of drinken mee te nemen voor consumptie tijdens het evenement, tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen met het hotel. In dat geval worden servicekosten, een kurkgeld of een bouchagerecht in rekening gebracht door het hotel.

18. De klant is verplicht in orde te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook in het "Van der Valk Hotel Selys". Alle kosten die verband houden met de regels van de SABAM zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures doorgeven aan de klant in geval van niet-naleving van de SABAM-regels. Het contacttelefoonnummer van de SABAM is 32 2 286 82 11.

19. Op elk moment mag het geluidsniveau ter plaatse de klanten van het hotel of de directe omgeving niet storen "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overlast. De eindtijd van elk evenement is maximaal vastgesteld op 2:00 uur.

20. Om ervoor te zorgen dat er passende afspraken worden gemaakt voor elk "gevoelig" of "waardevol" evenement, behoudt "Van der Valk Hôtel Selys" zich het recht voor om van de ondertekenaar te eisen dat er voor de gehele duur van het evenement een professionele beveiligingsdienst wordt ingehuurd.

21. De klant zal worden geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten, noch in de hotellobby, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderruimtes. Het hotel kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor diefstal of verdwijning van persoonlijke bezittingen die plaatsvinden in deze locaties en in openbare ruimten in het algemeen.

22. Het wordt aangeraden om waardevolle voorwerpen in de kluis van de kamer of bij de receptie op te bergen. Als de klant nalaat deze verplichting na te komen, wijst "Van der Valk Hôtel Selys" alle verantwoordelijkheid af met betrekking tot het verlies of de diefstal van waardevolle voorwerpen.

23. De klant zal "Van der Valk Hôtel Selys" schadeloos stellen voor alle schade, claims, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, hetzij op basis van het contract, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad of niet-naleving door de klant of de deelnemers van enige clausule van deze overeenkomst, of als gevolg van enige nalatigheid of opzettelijke of onopzettelijke nalatigheid door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is verantwoordelijk voor ervoor te zorgen dat zijn onderaannemers voldoen aan de geldende wetgeving inzake sociale wetten.

24. "Van der Valk Hôtel Selys" kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet nakomen van zijn verplichtingen in geval van overmacht buiten zijn wil, zoals (niet-uitputtende lijst): overmacht, oorlog, regeringsbesluit, terrorisme, ramp,

25. stakingen, burgerlijke onrust, transportstoringen of transportsystemen of enig ander noodgeval of gebeurtenis buiten zijn wil.

26. Niets in dit contract geeft een van de partijen het recht om de namen, logo's, handelsmerken, copyrights of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten van de andere partij of haar dochterondernemingen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Dienovereenkomstig stemt de klant ermee in om het exacte logo, ontwerp en de exacte formulering van de intellectuele eigendom van "Van der Valk Hôtel Selys" te gebruiken volgens de richtlijn van "Van der Valk Hôtel Selys".

27. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving of vergoeding elk contract te annuleren dat de morele waarden of het gedrag, de openbare orde en/of het gepaste gebruik van de aan de klant ter beschikking gestelde ruimtes schendt.

28. Om ervoor te zorgen dat het evenement goed verloopt, zal de klant "Van der Valk Hotel Selys" schriftelijk informeren over het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont, en dit uiterlijk 2 weken voordat het begint.

29. Inchecken bij aankomst in het hotel is pas mogelijk vanaf 15.00 uur op de dag van aankomst volgens het contract. Bij aankomst vóór dit tijdstip zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer beschikbaar te stellen, maar er is geen resultaatsverplichting. Een deelnemer die voor dit tijdstip arriveert en zekerheid wil hebben over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om vooraf in te checken de nacht ervoor, waarbij een extra overnachting in rekening wordt gebracht. Het afrekenen bij vertrek (check-out) vindt officieel plaats om 12.00 uur. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht bij een verlate formaliteit: er wordt 50% van de kamerprijs in rekening gebracht voor vertragingen die niet later dan 18.00 uur op de geplande dag zijn.

30. Vroegtijdig vertrek: Als de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract vastgelegde vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om betaling te eisen, tegen de overeengekomen prijs, voor de resterende nachten verschuldigd tot de in het contract vastgelegde vertrekdatum.

31. "Van der Valk Hôtel Selys" garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant tijdens de duur van het evenement.

32. De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (voorschotten) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten te garanderen (accommodatie, seminariepakketten, vergaderruimtes, catering, audiovisuele apparatuur en diverse). Een voorschot van 75% van het totaal gecontracteerde bedrag dient in zijn geheel te worden betaald na ondertekening van het contract (op de datum vermeld in het contract) en een volledige vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd, en moet uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum worden voldaan op de rekening van het hotel:

33. Belfius Banque sa // IBAN BE39 0689 3437 1119: - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

34. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om het contract met onmiddellijke ingang te annuleren zodra de kennisgeving schriftelijk (per e-mail of brief) is verzonden, indien de voorschotten niet op de geplande data worden betaald. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderruimtes opnieuw worden verkocht. In geval van een verhoging van het gecontracteerde bedrag, kan "Van der Valk Hôtel Selys" aanvullende voorschotten eisen overeenkomstig het hierboven vastgestelde betalingsschema.

35. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderruimtes opnieuw te verkopen in het geval dat het contract niet ondertekend en op elke pagina geparafeerd in zijn geheel wordt geretourneerd op de datum vermeld in het contract.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van de accommodatie en/of de diensten die verband houden met het evenement of seminarie, behoudt het hotel zich het recht voor de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder bijzondere kennisgeving:

1. a) Tot 90 dagen voor de geplande aankomstdatum kan de gehele of een deel van de reservering worden geannuleerd zonder vergoeding.

2. b) Tot 30 dagen voor de geplande aankomstdatum zal elke annulering automatisch onderworpen zijn aan de betaling van een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 50% (vijftig) van het bedrag van de annulering.

3. c) Binnen de 30 dagen en tot 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum, zal elke annulering van rechtswege onderworpen zijn aan een forfaitaire vergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het annuleringsbedrag.

4. d) Binnen de 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum zal elke annulering van rechtswege onderworpen zijn aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het annuleringsbedrag.

Bovendien zullen de bovengenoemde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing zijn op de uitgaven van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en toeslagen, en niet verschijnen. De "no shows" en onvoorziene vertrekkende gasten worden dagelijks in rekening gebracht op basis van het contractueel voorziene kamerdeel. Een verhoging van het bevestigde kamerdeel na ondertekening van het contract is onderworpen aan de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden.

Het contract met inbegrip van accommodatie en evenement is ondeelbaar. De lijst met kamers moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden verzonden. Deze lijst dient het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten te specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en hun beschikbaarheid is onderhevig aan voorafgaande goedkeuring van het hotel. Als het hotel de volledige kamerlijst niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor de niet-gebruikte kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringsberichten moeten schriftelijk van de klant worden ontvangen en worden van kracht

vanaf de datum van ontvangst door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamerbehoeften en evenementen geannuleerd moeten worden.

Eindbetaling

De eindbetaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, zouden wij het op prijs stellen als u het contract zou kunnen voltooien en een ondertekend exemplaar ter akkoord aan ons zou retourneren.

De klant heeft kennisgenomen van de bijgevoegde voorwaarden, die een integraal onderdeel van het contract vormen, en stemt hiermee in.

Bankgegevens Hotel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brussel België

BIC Code (Swift) : GKCCBEBB

IBAN-code: BE39068934371119

ALGEMENE VOORWAARDEN

1. Alle onze facturen zijn betaalbaar in euro's op het adres van het hotel contant en zonder korting en moeten worden betaald bij ontvangst, tenzij andere afspraken zijn gemaakt door beide partijen.

2. Wat betreft hun ontvankelijkheid moeten alle klachten over facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een volledige annulering van de sectie "kamers" zal leiden tot een volledige annulering van de sectie "evenement", tenzij anders vermeld.

3. Als de factuur niet op de vervaldatum is betaald, is er legitiem en automatisch een rente van 1% verschuldigd, zonder voorafgaande kennisgeving. Bij gebrek aan betaling van een factuur op de vervaldatum, zal het volledige openstaande bedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving verschuldigd zijn.

4. In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hotel Selys" het verschuldigde bedrag met 15% verhogen met een minimum van 400 EUR als forfaitaire schadevergoeding. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om zonder kosten of schadevergoeding onmiddellijk alle toekomstige reserveringen te annuleren, en om het contract met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving - verzonden per aangetekende brief - van zijn annuleringsbesluit. Zonder dat er een formele kennisgeving voor deze kennisgeving nodig is geweest.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om reserveringen te annuleren door middel van een brief aan de organisator, in het geval dat de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst niet door hem worden nageleefd.

6. Deze overeenkomst is alleen geldig als deze is ondertekend door de klant en geaccepteerd door het hotel.

7. Dit contract wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wet. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel te Luik de exclusieve jurisdictie zal hebben om elke discussie voortvloeiend uit of in verband met dit

overeenkomst.

8. Alle in dit contract vermelde prijzen zijn inclusief btw. De btw en andere belastingen kunnen worden gewijzigd als gevolg van wijzigingen in de lokale wetgeving.

9. De factuur zal worden opgesteld volgens het opgegeven factuuradres, btw-nummer en referentie bij ondertekening van het contract. Indien daarna een verzoek ingediend wordt bij het hotel om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hôtel Selys" zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur aan administratieve kosten in rekening te brengen.

De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de bovengenoemde voorwaarden die integraal zijn opgenomen in deze overeenkomst en hij stemt ermee in deze na te leven.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, bevoegd is om zich eraan te verbinden.