Voorwaarden voor vergaderingen & evenementen

1. Het aanbod van "Van der Valk Hotel Selys" moet schriftelijk worden bevestigd. Een bestelling kan niet als definitief worden beschouwd tenzij deze vooraf schriftelijk is bevestigd door "Van der Valk Hotel Selys".

2. De contracten opgesteld door het "Van der Valk Hotel Selys" zijn uitsluitend gebaseerd op zijn eigen standaard- en specifieke algemene voorwaarden. Andere voorwaarden zijn alleen van toepassing als ze expliciet zijn aanvaard en schriftelijk bevestigd door het "Van der Valk Hotel Selys".

1. VOORWAARDEN VOOR RESERVERING

2. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte op elk moment opnieuw toe te wijzen, op voorwaarde dat "Van der Valk Hôtel Selys" de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze herverdeling op geen enkele manier invloed heeft op de oorspronkelijke eisen van de klant.

3. Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.

4. Als de klant de zaal bezet buiten de op het contract vermelde periode, is hij verplicht een extra bedrag te betalen, evenredig vastgesteld met de basisprijs en de aanvullende bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal te bezetten buiten de op het contract vermelde periode is afhankelijk van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.

5. Elke wijziging ten opzichte van het beoogde gebruik zal automatisch leiden tot een aanpassing van de prijzen. Elke wijziging in de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt gefactureerd tegen 250 EUR per uur per persoon en kan niet worden gegarandeerd.

6. Het seminararrangement is een prijs per persoon per dag incl. BTW. Elk gebruik van de hoofdvergaderruimte buiten de gecontracteerde tijden moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hôtel Selys" en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf overeengekomen.

7. De grootte van de hoofdvergaderruimte of de grootste van de gereserveerde vergaderruimtes hangt rechtstreeks af van het aantal geboekte seminariepakketten.

8. De foyers van de vergaderruimtes maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.

9. Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 gefactureerde personen, met uitzondering van de sandwichbuffetten (minimum van 10 personen).

10. De klant is verplicht de menukeuzes en/of buffetkeuzes uiterlijk 7 dagen voor het begin van het evenement schriftelijk te bevestigen. Anders wordt het menu en/of buffet door de Chef gekozen.

11. De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke apparatuur van de betreffende ruimte. Elke aanvullende dienst, de levering van apparatuur die niet is inbegrepen in de standaarduitrusting van de zaal, of elk aanvullend elektrisch systeem op de standaarduitrusting zal het onderwerp zijn van een afzonderlijke prijsopgave en als supplement worden aangerekend. Alle apparatuur die door de klant of een van zijn leveranciers wordt geleverd, moet vooraf worden goedgekeurd door de technische diensten van het "Van der Valk Hotel Selys" op basis van de door de klant ingediende specificaties ten minste een maand voor het evenement.

12. De behoeften op het gebied van informatica (toegang tot WI FI, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Alle specifieke installatieapparatuur die niet in de standaardvergaderruimte is inbegrepen, valt onder een aparte prijsofferte en wordt aanvullend in rekening gebracht.

13. De volledige details van de decoratie-, display- of technische installatieprojecten moeten ter goedkeuring aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af voor materialen die door de klant in het hotel worden gebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe al zijn installaties op eigen kosten te verwijderen, zodat de locatie in de oorspronkelijke staat wordt achtergelaten, binnen een termijn die in overleg met het hotel is vastgesteld.

14. Het is verboden affiches aan te brengen op de muur, de vloer of het plafond met lijm, nietjes of op welke andere manier dan ook. De kosten voor het herstellen van schade door het niet naleven van deze regels zijn ten laste van de klant.

15. De volledige kosten voor reparatie of vervanging van het eigendom van het hotel zullen aan de klant in rekening worden gebracht, of de schade nu direct door de klant is veroorzaakt of door een van zijn onderaannemers of een andere deelnemer.

16. "Van der Valk Hôtel Selys" kan de pakketten van de klant ontvangen vanaf 3 werkdagen voor de datum van het evenement. Om de goede ontvangst van het pakket te verzekeren, is de klant verplicht de volgende informatie op het pakket te vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de evenementenzaal en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet of vóór de gevraagde datum wordt verzonden, kan worden geweigerd. In geval van levering van waardevolle apparatuur, moet de leveringsdatum worden overeengekomen vóór de verzending. De klant is verantwoordelijk voor het ophalen en verzenden van het materiaal na het evenement, binnen een termijn die in overeenstemming met het hotel is vastgesteld. Het hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor het materiaal dat na het evenement in het hotel wordt achtergelaten.

17. De klant is op geen enkele manier toegestaan om eten of drinken mee te brengen voor consumptie tijdens het evenement, tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen met het hotel. In dat geval zullen door het hotel servicekosten, een „droit de bouche” of kurkengeld worden gerekend.

18. De klant is verplicht om te voldoen aan de regels van de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook in het "Van der Valk Hotel Selys". Alle kosten verbonden aan de regels van SABAM zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures in geval van niet-naleving van de SABAM-regels aan de klant doorsturen. Het contacttelefoonnummer van de SABAM is 32 2 286 82 11.

19. Te allen tijde mag het geluidsniveau op de locaties de hotelgasten of de directe omgeving niet storen "Van der Valk Hotel Selys" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overmaat. De eindtijd van elk evenement is vastgesteld, maximaal, om 2:00 uur.

20. Om ervoor te zorgen dat er passende regelingen worden getroffen voor elk "gevoelig" of "waardevol" evenement, behoudt "Van der Valk Hotel Selys" zich het recht voor om de ondertekenaar te verplichten een professionele beveiligingsdienst in te schakelen voor de volledige duur van het evenement.

21. De klant zal worden geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan om persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten, noch in de hotelobby, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderruimtes. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verdwijning van persoonlijke bezittingen die plaatsvinden op deze locaties en in openbare ruimtes in het algemeen.

22. Het is raadzaam waardevolle voorwerpen in de kluis van de kamer of bij de receptie te deponeren. Indien de klant deze verplichting niet naleeft, wijst "Van der Valk Hotel Selys" elke verantwoordelijkheid voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen af.

23. De klant zal "Van der Valk Hôtel Selys" vrijwaren voor alle schade, claims, rechtszaken, aansprakelijkheden, uitspraken, kosten en uitgaven, hetzij op basis van het contract, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad of als gevolg van het niet-naleven door de klant of de deelnemers van enige clausule van deze overeenkomst, of als gevolg van enige nalatigheid of opzettelijke of onopzettelijke handeling door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat zijn onderaannemers voldoen aan de geldende wetgeving inzake sociale wetten.

24. "Van der Valk Hôtel Selys" kan niet aansprakelijk worden gehouden voor het niet nakomen van zijn verplichtingen in gevallen van overmacht buiten zijn wil om, zoals (niet-limitatieve lijst): overmacht, oorlog, regeringsbesluit, terrorisme, ramp,

25. stakingen, burgerlijke onrust, transport- of transportuitrustingsstoringen of andere noodsituaties of gebeurtenissen buiten zijn macht.

26. Niets in dit contract zal een van beide partijen het recht geven om de namen, logo's, handelsmerken, copyrights of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten van de andere partij of haar dochterondernemingen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Dienovereenkomstig stemt de klant ermee in het exacte logo, ontwerp en de bewoordingen van het intellectuele eigendom van "Van der Valk Hôtel Selys" te gebruiken volgens de richtlijn van "Van der Valk Hôtel Selys".

27. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor zonder voorafgaande kennisgeving of compensatie, ieder contract te annuleren dat in strijd is met de morele waarden of gedrag, de openbare orde en/of het gepaste gebruik van de ruimtes die ter beschikking van de klant zijn gesteld.

28. Om het goede verloop van het evenement te verzekeren, zal de klant "Van der Valk Hôtel Selys" schriftelijk op de hoogte brengen van het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont, uiterlijk 2 weken voordat het begint.

29. Inschrijving bij aankomst in het hotel (inchecken) is alleen mogelijk vanaf 15.00 uur op de dag van aankomst zoals bepaald in het contract. In geval van aankomst voor dit tijdstip zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer ter beschikking te stellen, maar is niet gehouden tot een resultaatsverplichting. Een deelnemer die voor dit tijdstip arriveert en zekerheid wil hebben over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om vooraf in te checken de nacht ervoor, waarbij hij een extra nacht moet betalen. Het betalen van de rekening bij vertrek (uitchecken) vindt officieel plaats om 12.00 uur. Extra kosten kunnen in rekening worden gebracht in geval van late formaliteiten: een tarief van 50% van de kamerprijs zal worden toegepast voor vertragingen die niet later zijn dan 18.00 uur op de geplande dag.

30. Vroegtijdig vertrek: Als de deelnemer besluit het hotel te verlaten voor de in het contract geplande vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om betaling te eisen tegen de overeengekomen prijs voor de resterende nachten die verschuldigd zijn tot de in het contract geplande vertrekdag.

31. "Van der Valk Hôtel Selys" garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant gedurende de duur van het evenement.

32. De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (voorschotten) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten (accommodatie, seminariepakketten, vergaderzalen, catering, audiovisuele apparatuur en diversen) te garanderen. Een voorschot van 75% van het totaal gecontracteerde bedrag dient in zijn geheel te worden betaald na ondertekening van het contract (op de op het contract vermelde datum) en een volledige vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd, en dient uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum te worden betaald, op de rekening van het hotel:

33. Belfius Banque sa // IBAN BE39 0689 3437 1119: - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

34. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om het contract onmiddellijk te annuleren na verzending van de schriftelijke notificatie (mail of brief) indien de voorschotten niet op de geplande data zijn betaald. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderruimtes opnieuw worden verkocht. In geval van een verhoging van het gecontracteerde bedrag, kan "Van der Valk Hôtel Selys" aanvullende voorschotten eisen volgens het hierboven opgestelde betalingsschema.

35. "Van der Valk Hôtel Selys" behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen opnieuw te verkopen indien het contract niet is ondertekend en op elke pagina is geparafeerd, volledig op de in het contract vermelde datum.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van de accommodatie en/of diensten met betrekking tot het evenement of seminarie, behoudt het hotel zich het recht voor om de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder specifieke kennisgeving:

1. a) Tot 90 dagen voor de geplande aankomstdatum kan de gehele of een deel van de reservering kosteloos worden geannuleerd.

2. b) Tot 30 dagen voor de geplande aankomstdatum is elke annulering automatisch onderhevig aan een forfaitair bedrag gelijk aan 50% (vijftig) van het annuleringsbedrag.

3. c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum zal elke annulering van rechtswege onderworpen zijn aan een forfaitaire vergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het bedrag van de annulering.

4. d) In de 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum zal elke annulering automatisch onderhevig zijn aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het annuleringsbedrag.

Bovendien zullen de bovengenoemde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing zijn op de uitgaven van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en extra's, en niet komen opdagen. De "no shows" en onverwachte vertrekken zullen worden gefactureerd op basis van het contractueel vastgelegde aantal kamers per dag. Een verhoging van het aantal bevestigde kamers na ondertekening van het contract is onderworpen aan de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden.

Het contract inclusief accommodatie en evenement is ondeelbaar. De lijst met kamers moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Deze lijst moet het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en hun beschikbaarheid is onderhevig aan de voorafgaande goedkeuring van het hotel. Als het hotel de kamerlijst niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst volledig ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor om de niet-geboekte kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringsberichten moeten schriftelijk van de klant worden ontvangen en zij zullen van kracht worden.

vanaf de datum van ontvangst door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamer- en evenementbehoeften geannuleerd moeten worden.

Eindbetaling

De uiteindelijke betaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, zouden wij het op prijs stellen indien u het contract zou willen invullen en een naar behoren ondertekend exemplaar ter goedkeuring aan ons zou willen retourneren.

De klant heeft kennis genomen van en gaat akkoord met de bijgevoegde voorwaarden, die integraal onderdeel uitmaken van het contract en geeft hier zijn toestemming voor.

Bankgegevens Hotel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brussel België

BIC Code (Swift) : GKCCBEBB

IBAN Code : BE39068934371119

ALGEMENE VOORWAARDEN

1. Alle onze facturen zijn betaalbaar in Euro's op het adres van het hotel contant en zonder korting en moeten worden betaald bij ontvangst ervan, tenzij anders overeengekomen door beide partijen.

2. Wat betreft hun toelaatbaarheid, moeten alle klachten over de facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een volledige annulering van de sectie "kamers" zal resulteren in een volledige annulering van de sectie "evenement", tenzij anders vermeld.

3. Als de factuur niet op de vervaldag is betaald, is er rechtmatig en automatisch een rente van 1% verschuldigd, zonder voorafgaande kennisgeving. Bij het uitblijven van betaling van een factuur op de vervaldag zal het resterende totaalbedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving verschuldigd zijn.

4. In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hôtel Selys" het verschuldigde bedrag met 15% verhogen met een minimum van 400 EUR als forfaitaire boeteclausule. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om onmiddellijk elke toekomstige reservering te annuleren zonder kosten of vergoedingen, en om het contract met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving - verzonden per aangetekende brief - van zijn besluit tot annulering. Zonder dat er een formele kennisgeving nodig is geweest voor deze kennisgeving.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om reserveringen te annuleren per brief gericht aan de organisator, in het geval dat de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst door hem niet worden nageleefd.

6. Deze overeenkomst is alleen geldig als deze is ondertekend door de klant en geaccepteerd door het hotel.

7. Dit contract wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wet. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel van Luik exclusieve jurisdictie zal hebben om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met dit

accord.

8. Alle in dit contract vermelde prijzen zijn inclusief btw. De btw en andere belastingen kunnen onderhevig zijn aan veranderingen als gevolg van wijzigingen in de lokale wetgeving.

9. De factuur zal worden opgemaakt volgens het factuuradres, btw-nummer en referentie die bij de ondertekening van het contract zijn doorgegeven. Indien er later een verzoek aan het hotel wordt gedaan om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hôtel Selys" zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur in rekening te brengen voor administratieve kosten.

De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de bovengenoemde voorwaarden die integraal onderdeel uitmaken van deze overeenkomst en hij stemt ermee in zich daaraan te houden.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, de bevoegdheden heeft om zich eraan te verbinden.